山形県立新庄病院では、患者の皆様を新型コロナウイルス感染症から守るために面会禁止措置を行っており、たいへんご不便をおかけしております。本来であればこのような状況の中でも、患者様とご家族様等との交流は維持されるべきものと考えております。 そこで、インターネットを活用した面会を行えるように準備しました。ご自分の機器を用いた「ビデオ通話」と、病院の機器を用いた「オンライン面会」という面会の選択肢が増えたものとご理解いただければ幸いです。
〔オンライン面会のパターンを拡充しました〕
ご家族様が自宅で、自分のスマホでオンライン面会が行うことができる「パターン２」を８月中旬に追加しましたので、ご利用くださるようお知らせ申し上げます。
１ ビデオ通話（テレビ電話）
２ オンライン面会
３ 各種様式
１ ビデオ通話（テレビ電話）
（1）「ビデオ通話」とは
「ビデオ通話」とは、患者様が自ら所有するスマートフォンやＰＣ等（以下、「スマホ等」といいます。）で任意のアプリを使って、当院に予約申込することなくご家族様等と行う動画での通話をいうものとします。
（2）利用時間・場所
・14:00～20:00に各病棟のデイルームで使用できます。
・17:00～19:00は各部屋でも使用できるものとします。
・個室の患者様は自室で14:00～20:00に使用できます。
・各病棟のビデオ通話用の専用スペースを利用できます。
（3）ビデオ通話アプリ（例示）
ズーム、ライン、スカイプ、デュオ、フェイスタイムなどがあります。
（注１）これらのアプリは、利用は無料ですが別に通信料がかかります。
（注２）これらのアプリの設定は、患者様ご自身で行っていただきます。
（4）費用負担
通信料は患者様の負担となります。
院内にフリーWi-Fiはありませんので、患者様が契約しているデータ通信の契約プランを利用することになります。
なお、ビデオ通話を長時間行うと通信速度が遅くなったり、請求料金が多額になったりする恐れがありますので、注意が必要です。
（5）プライバシーや内部情報の流出防止のため守っていただくこと
① 他の患者様等が映り込んだり、その声が入り込んだりしないようご注意願います。そのため、インカメラのみを使用しアウトカメラはご遠慮願います。
② 部屋で通話する場合はカーテンを閉めて周囲が映り込まないようご注意願います。
③ 院内の撮影はご遠慮願います。
④ 通話の際、声の大きさは他者の迷惑にならないようご留意いただくとともに、原則イヤホンをご使用願います。
⑤ 通話時間は15分程度とし、長時間の通話はご遠慮願います。
（6）当院の免責
① 当院は、ビデオ通話の実施により発生した個人間のトラブルや、スマホ等及びアプリの使用上の問題が発生しても責任を負いかねます。
特に、他の患者様等が映り込んだり、その声が入り込んだりすることのないようにご注意願います。
② ビデオ通話をご希望の場合は、同意書（様式１）を病棟にご提出願います。
③ 当院のルールや当院からの指示に反する行為、他者の迷惑になる行為があった場合は、退院の措置をとる場合がありますのでご注意願います。
④ 盗撮など個人情報保護に反する行為、その他犯罪行為があった場合は、警察に通報いたします。
⑤ 個人情報保護の観点から、当院の職員がご家族様等のスマホ等を預って患者様に渡すことは行っておりません。
⑥ スマホ等は患者様ご自身で操作していただきます。当院の職員が患者様のスマホ等を取り扱うことはいたしませんので、ご了承願います。
２ オンライン面会
（1）「オンライン面会」とは
「オンライン面会」とは、次のものをいうものとします。
ア ［パターン１］
患者様とご家族様が当院内において、当院の iPad を使って、当院に予約申込を行ったうえで行う動画での通話
イ［パターン２］
患者様は当院の iPad を、ご家族様は自らのスマホ等で当院指定のアプリ（「ズーム」又は「フェイスタイム」）を使って、当院に予約申込を行ったうえで行う動画での通話
（注 パターン２は、ご家族様が自分でズーム又はフェイスタイムを使用できること が条件です。ご自分での使用ができない場合は、パターン１で行うこととなります。
（2）利用時間等
① 運用時間：平日の14:00～16:00
時間枠は14:00～14:30、14:30～15:00、15:00～15:30、15:30～16:00の４つです。
② 通話時間：１回15分以内
（注）予約は先約優先とさせていただきます。
（3）予約申込
① 申込方法
ご家族様から当院に、電子メールで申込書（様式２）を提出するか、電話で申込書の必要項目を連絡していただきます。
もしくはメールフォームをご利用ください（注１）パターン２ の申込方法は、専用メールアドレスあてへのメール（※エクセルファイルの申込書を添付）、又はメールフォームによる申込のみとさせていただきます（ご家族様のメールアドレスの把握ミス防止のためです）。（注２）パターン２の場合、メールに添付する申込書は、必ず「エクセルファイル」のままでお願いします（Numbersファイルなど、当方のシステムでは受信できないファイル形式があるためです））
ア 受付時間
・電子メール及びメールフォームでの申し込みの場合は、平日の10:00まで到着したものを当日扱いとさせていただきます。
（専用メールアドレス：yshinbyo-menkai@pref.yamagata.jp）
（注）メールの題名は【オンライン面会の申込】としてください。
・電話の場合は、平日の10:00～12:00を受付時間とします。
イ 申込期限：希望日の２日前（土日祝日を除く）の平日
（例1）希望日が９月７日（月）であれば、申込期限は９月３日（木）
（例2）希望日が９月８日（火）であれば、申込期限は９月４日（金）
ウ 予約可能日の範囲：申込日の２週間後の日まで予約可能とします。
(例)９月１日（火）に予約できるのは、９月15日（火）までの間の日
エ ご家族様の人数（パターン１の場合）：
来院いただける ご家族様の人数は、最大でも３名程度とさせていただきます。
② ご家族様への予約日時等の連絡
担当者から、予約日時、院内の専用室、その他の事項を予約日の前日までにご家族様へお伝えします。
ご家族様への予約日時等の連絡は、申込日のうちにはできないことがありますのでご承知おき願います。例えば、電子メールで14:00 に申し込んだ場合、連絡は翌日以降となります（メールの場合の締切が 10:00 であるため）。また、土日祝日をはさむとその分、連絡日が後に延びますことをご容赦願います。
（4）予約申込後、実施当日までの流れ
［パターン１］の場合
① ご家族様には利用日の開始時刻の10分前まで来館していただき、再来受付⑧に、「本日、オンライン面会で来館」の旨をお伝えいただきますと、院内の専用室にご案内いたします。
［パターン２］の場合
〔ズームを使用する場合〕
① 利用当日（12:00まで）に、ご家族様へズームの予約情報（URL等）をメールでお送りします。
（注）当院側が「ホスト（主催者）」に、ご家族様が「参加者」になります。
② 開始時刻になったら、当院からご家族様に電話をかけ、間もなく通話を開始することを確認します。もしこの電話を３回かけてもつながらない場合は、予約がキャンセルされたものとさせていただきます。
③ ご家族様は、当院から上記①でお知らせしている予約情報を 用いてミーティングルームに入室していただき、通話を開始します。
〔フェイスタイムを使用する場合〕
① 開始時刻になったら、当院からご家族様に電話をかけ、間もなく通話を開始することを確認します。もしこの電話を３回かけてもつながらない場合は、予約がキャンセルされたものとさせていただきます。
② 当院からフェイスタイムの接続を行い、通話を開始します。
3 各種様式等
様式１同意書（ビデオ通話）
様式２オンライン面会申込書(xlsx版)
様式２オンライン面会申込書(pdf版)
（注）パターン２の場合はエクセルファイルをご使用願います。
ご家族様用マニュアル「ズームのミーティングへの参加方法」(pdf版)
